Entre les choix de lieu, date, durée, thème et budget, un séminaire d'entreprise se prépare plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l'avance. Une fois que vous connaissez vos cibles et votre objectif pour votre séminaire, ce sont les échanges avec les différents interlocuteurs qui vous accapareront le plus. Vous devrez ainsi prévoir une marge de manœuvre. En effet, pensez que vous devrez contacter l'ensemble des prestataires pour comparer les services. À ce titre, le rétroplanning sera un document précieux pour noter toutes vos tâches, des réservations aux acomptes à verser en passant par les personnes à joindre. Au moment de préparer votre séminaire, vous penserez notamment au lieu de réception mais aussi aux services d'hôtellerie-restauration et de transports. Et afin d'estimer au mieux votre budget, vous demanderez des devis à chaque prestataire. Un séminaire implique aussi une part de communication. Plusieurs semaines avant, vous vérifierez les disponibilités des participants en leur envoyant un email. Peu avant le séminaire, vous communiquerez les informations pratiques telles que l'itinéraire et le déroulé de la journée. Enfin, après le séminaire, vous recueillerez les avis des participants à l'aide de questionnaires de satisfaction et vous ne manquerez pas de les remercier pour leur venue.
